Larry Magid: combattere la “sindrome del disturbo della comunicazione”
Cominciamo con una sorta di scusa a molte persone che mi hanno scritto un’e-mail ma non hanno ricevuto risposta. Ciò include alcuni dei miei lettori, ma colleghi, familiari, amici e persino coloro che hanno scritto per fornire concerti retribuiti, incarichi di scrittura e donazioni alla mia organizzazione non profit ConnectSafely.org. È anche incluso.
In alcuni casi, può verificarsi una mancata risposta alle e-mail.
Non mi piace in altri aspetti della mia vita. La maggior parte delle persone che mi conoscono concordano sul fatto che sono una persona ragionevolmente sensibile. Fammi una domanda e probabilmente ti risponderò. Tuttavia, ammetto che posso perdermi nei miei pensieri e non rispondere come dovrei.
Ma quando si tratta di e-mail, sono molto scortese e potrei non essere in grado di rispondere completamente al messaggio. Non lo farò, ma succede più spesso di quanto vorrei.
Naturalmente, una delle scuse è l’enorme quantità di e-mail. Anche se non conteggi lo spam (il più delle volte viene escluso prima che appaia), riceverai centinaia o più email al giorno. Come giornalista, probabilmente ricevo più della persona media, Radicati Il gruppo, l’impiegato americano medio, riceve 126 e-mail al giorno e quel numero è probabilmente in aumento a causa di una pandemia.
La maggior parte delle mie email non richiede una risposta. Sono stati inviati semplicemente per provare a dirmi qualcosa o per convincermi a donare o spendere soldi per qualche prodotto, causa o candidato. Nel mio caso, è soprattutto marketing di prodotti PR che non mi sento obbligato a trattare. Ma quando il tuo io migliore è al comando, rispondi per cortesia a un esperto di pubbliche relazioni o, raramente, perché sei interessato al discorso.
Perché mi manca la posta elettronica
Se perdi molte email perché non le vedi, o se dai un’occhiata al mittente o all’oggetto, non si sono registrate come uno dei pochi messaggi che devi leggere. Ho quasi la sensazione che sia una specie di dislessia, la vedo, ma non la capisco. Non lo faccio in altre parti della mia vita, ma trovare un’e-mail che valga davvero la pena di essere letta è un po’ come un proverbiale ago in un pagliaio.
Uno dei motivi principali per cui non posso restituire un’e-mail è perché ho letto l’e-mail (di solito per telefono) e intendevo rispondere in seguito. Leggo spesso le email al telefono, ma se posso scegliere, preferisco rispondere dal mio PC utilizzando una grande tastiera fisica piuttosto che la piccola tastiera su schermo del telefono. In parole semplici, il telefono va bene, ma se vuoi una risposta più lunga e ponderata, preferisco rimanere sul tuo PC. Quindi risponderò più tardi, ma dico a me stesso che a volte me ne dimentico.
Sindrome da disturbo della comunicazione
Ovviamente questo può confondere le persone che mi scrivono, grazie al nuovo libro di Sam George. Tornerò da te, ora ho il nome della condizione che potrei causare ad altre persone: 淐sindrome da disturbo della comunicazione? I sintomi includono paura di aver frainteso? perché il tuo capo檛 non ti risponde, perché il tuo amico ti ha inviato un messaggio di testo senza senso, perché tuo figlio檚 l’insegnante sei tu Non hai risposto alla domanda? Hai sbagliato qualcosa? Sono arrabbiati con te? O forse quella persona è maleducata.
George spiega come mantenere lo stesso schema di pensieri negativi e passare subito allo scenario peggiore quando il messaggio viene restituito. Ma, naturalmente, sottolinea esattamente che il motivo per cui non ricevi una risposta a quell’e-mail oa quel messaggio probabilmente ha poco o nessun rapporto con te.
Io stesso soffro di questa sindrome.
Ero preoccupato che potessi non piacergli o pensare che fossi abbastanza importante perché il mio ex capo raramente rispondeva alla mia e-mail. Ero così frustrato e preoccupato che quando ho parlato con i miei colleghi, mi sono reso conto che non ero solo. Tutti quelli con cui ho parlato hanno detto che li trattava allo stesso modo. Ero ancora arrabbiato con il mio capo, ma personalmente ho smesso di prenderlo. Ho anche trovato una soluzione alternativa attirando la sua attenzione tramite il suo assistente amministrativo quando aveva bisogno di prendere una decisione.
Come restituire un messaggio
Nel capitolo Informazioni sulla restituzione rapida dei messaggi, George delinea alcuni suggerimenti che potrebbero funzionare o meno. Ciò include rivolgersi al destinatario per nome, iniziare il messaggio con una richiesta chiara, abbreviare il messaggio e inviare l’e-mail in anticipo. George ha citato un sondaggio di una società di software di monitoraggio della posta elettronica secondo cui “le email inviate tra le 6:00 e le 7:00 ottengono i tassi di apertura più alti intorno al 45%”.
Google ha recentemente aggiunto gli invii programmati a Gmail. Ciò ti consente di specificare che riceverai la tua email in qualsiasi momento in futuro. Non ero a conoscenza dell’indagine, ma sto cercando di inviare un’e-mail per arrivare tra le 8:30 e le 9:30 nei giorni feriali tranne il lunedì. Di lunedì mattina.
E quando si trattava di diventare più reattivo alla posta elettronica, ho sviluppato alcuni dei miei trucchi. Se leggi un’e-mail sul tuo cellulare con l’intenzione di rispondere dal tuo PC, potresti avvicinarti al tuo PC e rispondere immediatamente, o almeno contrassegnare il messaggio come non letto e visualizzarlo. Quando torni al PC, verrà visualizzato in grassetto. Sono anche noto per creare voci di calendario per restituire le e-mail. Quando si esegue la scansione della posta in arrivo, controllare prima il campo da e, se chiaramente non trascurabile, controllare l’oggetto per decidere se aprirlo. Ho anche annullato l’iscrizione alla maggior parte delle e-mail di massa di aziende e politici, eliminando il flusso di messaggi in arrivo, almeno in una certa misura.
Ho anche informato i miei colleghi e parenti che tendo a perdere i messaggi per non riceverli personalmente. In caso di casi critici o urgenti, si consiglia di inviare un SMS o effettuare una telefonata. Non ho programmato il telefono per avvisarmi della posta in arrivo (altrimenti il segnale acustico non si interrompe), ma sulla base dell’inaccurato presupposto che è più probabile che il testo sia più urgente della posta. Ricevi la notifica del testo in arrivo.
E questo provoca il mio piccolo cruccio. Odio le persone che mi inviano messaggi di testo con messaggi quotidiani non urgenti e mi arrabbio ancora di più quando partecipo a una conversazione di testo con un’altra persona quando non ne ho bisogno. Penso che sia una minoranza, ma penso che mandare messaggi sia un modo per convincere qualcuno a prestare immediatamente attenzione a un problema urgente. Ma in questi giorni è un’alternativa alla posta elettronica. Forse il fallimento della nostra risposta e-mail collettiva è una delle ragioni di tutti questi messaggi di testo quotidiani.
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Larry Magid è un giornalista tecnico e attivista per la sicurezza su Internet.
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