Caso di studio: come un’azienda ha utilizzato l’analisi BI per monitorare le prestazioni del personale

Quando il CFO Steve Umpelby è arrivato negli uffici londinesi della principale società di brokeraggio interdealer Compagnie Financi猫re Tradition nel 2010, ha trovato che stavano succedendo tutte le cose giuste in termini di requisiti legali e normativi.

Ma quando si trattava di analisi c’era un enorme divario. L’organizzazione, che funge da intermediario nella negoziazione di derivati ​​e altri strumenti, dipende dalle prestazioni dei suoi broker per la sua salute finanziaria. Eppure, nonostante l’abbondanza di cifre su quanto gli individui e i team stavano apportando, c’era poca comprensione basata sui fatti del loro vero contributo ai costi.

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La sua risposta immediata è stata quella di assumere uno specialista di Excel, che ha iniziato a esaminare le prestazioni del broker, correlando laboriosamente dati come la retribuzione e i bonus dei broker da 400 a 500 dalle risorse umane, con i costi di viaggio e di intrattenimento e i numeri contenuti nelle schede attività IT.

I rapporti risultanti sono apparsi due o tre volte l’anno, all’inizio impiegando fino a due mesi e mezzo per essere prodotti ogni volta con una grande quantità di controllo delle cifre, secondo il CFO di Tradition EMEA Umpelby.

“Il che va bene se tutto sta andando bene, ma non va bene se ti trovi in ​​un mercato in declino e devi agire rapidamente”, ha detto.

Umpelby ha spiegato che uno dei motivi per dover fare le cose più velocemente è che molti dei broker hanno clausole contrattuali che stabiliscono che la mancata produzione di determinati ricavi può portare a un taglio dello stipendio e, infine, al licenziamento senza alcun costo per l’azienda. Ma per far valere le clausole di prestazione il broker deve essere informato entro 14 o 28 giorni dalla fine del periodo.

“Dato che ci sono voluti più di due mesi e poi fino a un mese e mezzo per produrre i rapporti, non potremmo mai farli rispettare”, ha detto.

Business intelligence per velocizzare l’analisi

Con il processo manuale di Excel che diventava sempre più ingombrante, Umpelby iniziò a cercare migliore tecnologia per velocizzare l’analisi e renderlo più robusto.

“Volevamo creare un conto profitti e perdite per broker. Avevamo bisogno di sapere chi era redditizio e chi no, in modo che quando si trattava di rinegoziare i contratti lo facevamo in base ai dati piuttosto che solo a istinto e spacconate “, ha detto Umpelby.

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“Ma Excel stava diventando troppo ingombrante. Ci sono state occasioni in cui trovavamo errori. Oltre a impiegare molto tempo per la produzione, ci è voluto molto anche per il controllo perché i dati provenivano da fonti diverse e cambiavano ciascuno mese.”

Umpelby ha stabilito la funzionalità che il nuovo software di analisi avrebbe dovuto offrire, mentre i suoi colleghi dell’IT si sono assicurati che i possibili prodotti si adattassero all’infrastruttura IT dell’azienda e consentissero il flusso di dati dai sistemi esistenti.

Alla fine Tradition, che impiega circa 2.400 persone in 27 paesi, ha lavorato con lo specialista di analisi Cubewise e ha optato per il software di business intelligence Cognos Express di IBM.

“In termini molto semplicistici, mi sembrava Excel. Aveva la flessibilità di Excel perché tutti i contabili amano Excel ma allo stesso tempo aveva molta più robustezza in termini di capacità di calcolo e capacità di non cadere. aveva anche una capacità di gran lunga migliore di acquisire i dati dai vari sistemi di cui avevamo bisogno”, ha affermato.

Requisiti hardware e dati di pulizia

Le richieste hardware per Cognos Express erano relativamente leggere, un nuovo server di produzione e un backup e c’erano pochi problemi iniziali per pulire i dati esistenti e inserirli nel nuovo sistema. Ma ora Umpelby può premere un pulsante per generare un rapporto che mostra i conti profitti e perdite dei broker, che dopo un rapido controllo possono essere trasmessi ai capi aziendali.

In un mercato con ricavi in ​​calo, il software di business intelligence ha svolto la sua parte nel fornire dati più accurati per le riduzioni di costi e posti di lavoro che hanno avuto luogo presso l’azienda.

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“Non è stato particolarmente piacevole l’anno scorso ma [the system] ci ha aiutato a tagliare i costi della nostra attività nei posti giusti perché sapevamo esattamente quali persone stavano producendo ed esibendosi l’anno scorso e esattamente quali persone non lo erano”, ha detto Umpelby.

“In precedenza sarebbe stato dovuto all’istinto della direzione aziendale. L’istinto potrebbe aver avuto l’80 percento giusto, ma potrebbe anche aver sbagliato alcune cose. La direzione sa chi sta facendo cosa, ma in precedenza non aveva il dati per eseguirne il backup.”

Con l’attività che si sta spostando maggiormente verso l’intermediazione elettronica, l’azienda utilizza anche il sistema Cognos per ottenere un quadro più preciso dei costi di sviluppo della piattaforma. I vecchi file di fogli di calcolo e schede attività diventavano troppo grandi per essere gestiti dopo sei o sette mesi e non offrivano alcun metodo per addebitare con precisione i costi alle aziende che li avevano sostenuti.

In effetti, il sistema Cognos è ora utilizzato non solo per le schede attività IT, ma per l’allocazione dei costi tra tutte le linee di business e genera report per il consiglio di amministrazione e il comitato di gestione esecutivo.

Analisi del cliente e delle transazioni

Il sistema è anche abbastanza flessibile da svolgere altre nuove attività, secondo Umpelby, che vuole essere in grado di utilizzarlo per ulteriori analisi dei clienti e delle transazioni, incluso lo sviluppo di un quadro più dettagliato di come i broker sovrascrivono i tariffari per commissioni su particolari operazioni.

“Abbiamo un sistema AS/400 che ha un sacco di dati, ma è solo difficile analizzare e produrre report. Quindi una delle cose che vogliamo essere in grado di fare è scaricare quei dati in Cognos e analizzarli e impostare i parametri in modo che elimina le eccezioni da esaminare. Ciò ci aiuterà sia sulla perdita di entrate che sul nostro aspetto di conformità”, ha affermato.

Umpelby ha aggiunto che Tradition sta iniziando a utilizzare il sistema come parte dei suoi stress test e analisi per i regolamenti finanziari. Ha sottolineato che sono tutte queste nuove capacità a giustificare l’acquisizione del sistema, piuttosto che i conti profitti e perdite del broker e l’analisi dei costi IT.

“Non l’avremmo ottenuto solo per queste due cose. È discutibile se ha coperto i propri costi in base a queste due cose o se solo assumendo un altro fantino del foglio di calcolo avrei potuto ottenere lo stesso, anche se con meno affidabilità”, ha detto.

Ora il braccio asiatico del business sta guardando al sistema e potrebbe seguire la strada di Cognos, secondo Umpelby, che lo ha mostrato anche ai suoi colleghi statunitensi.