Arriva il momento delle tasse: metti in ordine i tuoi record con questo scanner di documenti

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L’approssimarsi del tax time per la maggior parte degli americani porta con sé uno degli aspetti più strazianti di questa stagione speciale: la necessità di organizzare i propri record. E per ora, questo rituale continua a coinvolgere tanti, tanti…carta.

Negli anni ho scoperto che l’utilizzo di uno scanner è un elemento essenziale per la gestione della mia piccola attività professionale. Avere i miei record online (e, in particolare, nel cloud) è stato prezioso. Lascia che ti spieghi alcuni dei motivi:

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Trovare documenti: Se utilizzi un servizio come Google Workspace o Evernote che esegue l’OCR dei tuoi documenti quando li archivia, puoi trovare rapidamente documenti e moduli, anche se sono stati originati su carta.

Ridurre lo spazio fisico: Eseguo la scansione della maggior parte dei miei documenti da anni, quindi invece di conservare un paio di enormi archivi di scartoffie, è tutto disponibile sul mio server locale e nel cloud.

Archiviazione rapida: Invece di scavare in molte cartelle di file fisici cercando di capire dove archiviare un singolo pezzo di carta, acquisisco semplicemente i documenti, chiamo i loro PDF in modo rilevante e li memorizzo sul server in cartelle pertinenti. A volte acquisisco anche una pila di documenti relativi allo stesso argomento e li salverò in un PDF.

Preparazione facile: Questo è particolarmente appropriato per la preparazione delle tasse. Faccio sempre una copia dei PDF fiscali dell’anno precedente e li sposto nella mia cartella di lavoro, in modo da poterli confrontare facilmente senza dover navigare avanti e indietro tra la mia cartella di lavoro e gli archivi originali. Ciò garantisce anche di non modificare qualcosa nella cartella di archivio per errore, poiché sto lavorando con una copia in un’altra posizione.

Gestione delle catastrofi: Avere i miei documenti archiviati nel cloud è stato incredibilmente prezioso. Ci sono state occasioni in cui sono stato lontano dal mio ufficio, per affrontare le emergenze, in cui ho avuto bisogno di accedere ai miei documenti aziendali e familiari da remoto. Ciò si è rivelato assolutamente mission-critical, sia in ambito familiare che lavorativo. Avere la maggior parte dei nostri dati nel cloud ha aiutato incommensurabilmente quando siamo stati spostati da un uragano.

Ecco perché sono un tale sostenitore dell’avere uno scanner per il tuo lavoro. Ma la chiave per questo è avere uno scanner di documenti in grado di leggere una pila di pagine contemporaneamente. Non ho tempo per posizionare individualmente un foglio di carta a faccia in giù uno per uno e premere scan. Invece, preferisco di gran lunga poter inserire una pila e ottenere entrambi i lati scansionati e trasformati in un PDF con la semplice pressione di un pulsante.

L’elefante nella nuvola

Prima di passare alla discussione dello scanner che sto recensendo, voglio parlare dell’elefante nel cloud: la sicurezza del cloud storage. Sto consigliando due modi per archiviare i tuoi documenti. Il primo è localmente, sul tuo computer o come facciamo io e mia moglie, sul nostro NAS locale. Questo vive dietro il tuo firewall e, supponendo che tu prenda le normali precauzioni, dovrebbe essere ragionevolmente preoccupato.

Anche: Come proteggere il tuo account Google e tenerlo al sicuro dagli attacchi

Per me, il punto di svolta ha archiviato i miei documenti nel cloud. C’è sicuramente un’implicazione di sicurezza. Archivio la maggior parte dei miei documenti nel cloud di Google e su Evernote, quindi mi affido alla loro sicurezza. Ad essere onesto, non sono molto più preoccupato che Google o Evernote vengano violati perché sono comunque così radicato nei loro servizi. Ogni email che ricevo viaggia attraverso Gmail, quindi Google è attivo e nella mia vita comunque. Se qualche azienda sarà al sicuro da un intervento esterno, è probabilmente Google.

Sono un po’ meno sicuro di Evernote e ho spostato i miei documenti riservati da Evernote a Google nel 2015 e nel 2016 quando Evernote ha iniziato ad avere dei problemi, anche se continuo a pagare per il loro servizio premium perché è una buona risorsa in altre aree.

Detto questo, so che molti di voi diffidano di Google, preoccupati che gli algoritmi dell’azienda leggano i vostri documenti. È una giusta preoccupazione. Sono stato anche preoccupato per la politica dell’azienda quando si tratta di modificare la disponibilità dello spazio di archiviazione.

Ma ti dirò questo: i vantaggi — i vantaggi tangibili del mondo reale che ho effettivamente tratto in tempi di crisi — di avere tutti i miei documenti disponibili nel cloud, sul mio telefono, in qualsiasi momento, ovunque, ha ha superato qualsiasi preoccupazione teorica che potrei avere su quanto bene Google li stia proteggendo.

Canon ImageFORMULA DR-C225 II

Scanner per documenti

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Immagine: Canon (Ok, e la cosa del caffè era tutta David)

Inserisci Canon ImageFORMULA DR-C225 II. Devo amare quel nome!

Questo scanner Canon ImageFORMULA è in grado di eseguire la scansione di molte cose oltre ai tradizionali fogli di carta 8×10. Puoi scansionare carte di credito, carte d’identità, cartoline, biglietti da visita e persino quelle assurdamente lunghe ricevute super sottili che ottieni dal grande negozio di ferramenta e dal negozio di alimentari.

Questa cosa ha un alimentatore automatico da 30 fogli. Può scansionare 25 pagine al minuto, per lo più. Tieni presente che se esegui la scansione di articoli più spessi (come le carte di credito) ci vorranno meno di 30 articoli. In pratica, ho scoperto che le scansioni più complesse richiedono un po’ più di tempo. Ma esegue la scansione abbastanza velocemente da non notare alcun fastidioso ritardo, ed è quello che conta.

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Canon mi ha inviato lo scanner questa settimana, quindi non posso ancora parlare di affidabilità a lungo termine, ma finora tutto bene. Ho controllato le recensioni di Amazon per indizi sull’affidabilità a lungo termine. Ci sono state alcune lamentele sugli alimentatori, ma ho scoperto che la maggior parte degli alimentatori multipagina sono un po’ pignoli finché non trovi il loro punto debole. Prima di questo, abbiamo utilizzato un paio di scanner Fujitsu ScanSnap non più venduti, che richiedevano tutti un po’ di pulizia occasionale e il posizionamento delle pagine prima di eseguire scansioni perfette. Richiedevano anche che i rulli di prelievo e simili venissero sostituiti in modo relativamente regolare, quindi erano coinvolti materiali di consumo. È disponibile anche un kit di sostituzione del rullo per questo scanner Canon.

È interessante notare che il prodotto include anche un abbonamento di un anno a un servizio di gestione delle ricevute chiamato Dext (in precedenza Receipt Bank). Questo è uno strumento destinato principalmente a contabili e contabili, ma se vuoi essere in grado di trasferire automaticamente le tue ricevute in un’app di contabilità come QuickBooks, puoi farlo con questo servizio. Dopo l’anno, dovrai stipulare un contratto con Dext. Il loro prezzo è compreso tra $ 10 e 20 al mese per le piccole imprese, a seconda delle capacità e delle funzionalità di cui hai bisogno.

Una cosa che mi piace particolarmente dello scanner Canon è che esegue la scansione in verticale. Fondamentalmente, inserisci documenti come un pane tostato in un tostapane, esegue la scansione e poi sputa i documenti dall’alto, di nuovo come un pane tostato che esce da un tostapane. I miei ScanSnap erano fantastici, ma ho dovuto consumare una grossa fetta della mia scrivania durante la scansione perché i fogli uscivano dalla parte anteriore delle macchine, il che occupava una notevole area di ingombro sulla scrivania. È possibile posizionare ImageFORMULA DR-C225 II accanto al monitor e utilizzarlo senza occupare molto più spazio di una scatola di fazzoletti di dimensioni standard.

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Siamo ancora lontani da un mondo senza carta

Hai bisogno di uno scanner per fare le tue tasse? Ovviamente no. Ma averne uno è di grande aiuto. E non si tratta solo di pagare le tasse. Si tratta anche di organizzare le tasse, avere accesso a quei documenti facilmente e risparmiare spazio. Sette anni in più di file fiscali possono essere un vero e proprio maiale spaziale, ma non è necessario che lo siano se ti procuri un buon scanner.

Oltre alle tasse, si tratta anche di organizzare e avere accesso ad altri documenti importanti e risparmiare spazio. Per me, le due aree più mission-critical sono state la contabilità e i documenti di famiglia. Ero responsabile della gestione degli affari dei miei genitori negli ultimi anni e di avere un accesso rapido e facile ovunque alle migliaia di pagine di oscuri documenti medici, legali e di assistenza si è rivelato assolutamente essenziale per le loro cure continue – e ciò è stato reso possibile da un scanner di documenti.

Mia moglie ed io abbiamo anche una cartella di manuali del prodotto. Tutti quelli che non riusciamo a trovare online in formato PDF, li scansioniamo quando portiamo nuova attrezzatura. Quindi, trovare il prodotto e il manuale diventa una rapida ricerca.

Riceviamo ancora la maggior parte delle nostre bollette per posta. Di solito, quando un’azienda ci dà l’opportunità di passare senza carta, noi non sceglilo. Questo perché a volte abbiamo scoperto che le aziende conservano i loro record online dettagliati solo per un anno o due, quindi se non utilizzi la carta con loro, non puoi tornare indietro di più anni e trovare un elemento pubblicitario di cui potresti aver bisogno. Ma ottenendo le dichiarazioni cartacee, che poi scansioniamo, possiamo archiviare tutti i nostri record e renderli recuperabili in modo permanente.

Inoltre, se ti ritrovi in ​​un’auto in movimento nel mezzo di un deserto, a cento miglia dalla stazione di servizio più vicina, e c’è un’emergenza familiare che richiede di trovare un documento oscuro entro cinque minuti, apprezzerai il vantaggio della scansione e archiviazione su cloud. E no, non mi sarei mai aspettato di trovarmi in quella situazione, e sì, prima ho fermato la macchina. #Adulto.

Curiosità: il primo anno in cui ho iniziato la mia attività, ho conservato tutti i miei documenti e le mie ricevute in una gigantesca borsa da trasporto per Mac Plus. La contabile che ho assunto per ripulire il mio pasticcio mi ha guardato, ha guardato la borsa, si è voltata verso di me, ha chiocciato un paio di volte e ha semplicemente scosso la testa. Non essere giovane come me. Scansiona e organizza. Sarà molto meno costoso e molto meglio per la tua autostima che assumere un contabile che disapprova.

E tu? Come gestisci le tue scartoffie? Hai scansionato documenti e li hai archiviati nel cloud o li hai archiviati in un altro modo?


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